日企电话接待礼仪及礼貌用语——上海日语辅导

  下面,针对电话接待介绍13个事项。不管你会还是不会,都是很基础的知识请好好检查一下自己有没有做到。
  
  1.电话响了,立刻拿出笔记本放到手边
  
  2.响3次铃后才接电话的话要说“久等了”「お待たせいたしました。」
  
  在商务场合要做到迅速接听电话。如果电话铃响了3次之后才接的情况下,要记得说“久等了”。
  
  3.不能说“喂喂”「もしもし」はNG
  
  接听电话后一般模式是说“谢谢您的电话,这里是●●股份有限公司。”「お電話ありがとうございます。株式会社●●でございます。」“是的,●●股份有限公司”「はい、株式会社▲▲でございます。」
  
  4.即使是接听电话也要保持笑容和良好的仪态
  
  一定要将自己的态度传达给对方。姿势要保持像是对方就在眼前一样,有意识的用好的姿势来说话吧。
  
  5.即使是不认识的人也要说“一直承蒙您关照”「いつもお世話になっております。」
  
  即使是头一回见面的人,不是自己认识的人,也请不要忘了说这句话。这是商务场合不可欠缺的客套话。
  
  6.对方没有报上姓名,必须要确认清楚
  
  因为有急事就忘了自报姓名,直接问“○○先生/女士,在吗?”,对于这样的人,应当去询问确认对方的公司名以及姓名,说“不好意思,能问一下您贵姓。”或“打扰了,能问一些您的姓名吗?”「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか。」「恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか。」
  
  7.听不清楚的情况说“电话信号好像不太好。”「お電話が遠いようなのですが。」
  
  即使不是信号不好的问题,或者是仅仅是对方的声音太小了听不清楚的情况下,都请说电话信号不好。说“听不清。”(责怪对方声音问题)是失礼的表现,所以就把错推到机器身上就好了。
  
  8.如果自己听不清的原因,要诚实的说“对不起。”
  
  刚刚说到如果是对方机器、声音大小的问题导致听不清,那么就说电话信号不好。如果遇到是自己听不清的情况下,就要老实道歉并请求对方再重复一遍。(“非常抱歉,能否请您再重复一遍贵公司的名字。”「申し訳ございませんが、もう一度御社名をお願いいたします。」)
  
  9.负责人不在的情况下,要向对方确认怎样联系。
  
  对方想找的负责人不在的时候,要告诉对方负责人不在,同时询问对方之后要怎么联系,根据对方的意向来认真确认联系方法。
  
  10.负责人不在的情况下,不要把多余的信息传达出去
  
  不要告诉外人负责人具体的走向,住所,手机号码。
  
  11.笔记要遵循5W2H原则,简洁、明确
  
  5W2H:When、Who、Where、What、Why(How much)(How many)但是没必要全部都记下来。这样只会给自己造成负担,只要有意识的把必要的记下来就好了。
  
  12.最后要记得重复一遍笔记内容
  
  13.电话要安静切断
  
  电话结束后,屏气,安静的放下话筒。不要“噶强"一声把话筒盖上让对方听到,首先用手指缓慢压下电话的卡头,然后电话切断后再小心放下话筒。